What is it that you do, exactly?

This is the blunt question I got from a fellow colleague during our last review process, which I have to concede, shocked me at first. But I realize how important it is to understand what the management roles in a ever changing startup do and I have decided to try to answer it for one and all.

The easy answer would be to state, jokingly, that as COO, I do all the things that our CEO doesn´t want to do, right?. but then, I would have to define what it is that the CEO of a scale up tech startup actually does, and that might to prove even more of a challenge. ;).

So, trying to determine where do I spend my time and efforts, I have gone back to the raw data of my weekly activities, as see if that helps somehow.

Working schedule:

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I spend approx. 10 days a month in NYC, leaving Madrid on Monday mornings and coming back on Thursday evenings the week after, so that only one weekend is impacted each month, and hence I do not lose too many marriage points every trip.

Marriage points (as I have explained before here) are like airline fidelity points but they work in the opposite way. The more you travel, the more you lose them, and likewise, if you try to redeem your marriage points, you will find out that it takes an enormous amount of them to get even the smallest treat ;).

In Madrid, I start my day at the office around 8:45 AM, after a much needed coffee, with a 30 minutes daily pause for lunch. I try to go swimming twice a week (45 minutes sessions, but it takes a 1:30 hours pause all in all) and I finish my day at the office at 7:30 PM. I try to get home just in time to kiss the girls goodnight, and after dinner I usually spend 1 extra hour with some meetings/calls with the US or catching up with pending matters.

On weekends, family time is sacred, but once the girls are asleep, I usually spend another hour or so per day in work related items. This puts my weekly working hours between 55-60 hours (just to tone down the myth of the 80-90 hours-a-week workaholic entrepreneurs, here is an interesting article on the matter )

In NYC, I start my day at 8:30 AM and I do work some more hours, considering that I don´t have the craving to go be with my family. Over weekends I can focus more on long term projects and catch up with Javier.

Interestingly, when I stay in New York, after 7 PM EAST, you get to enjoy a moment of wonderful calmness, since Europe is totally asleep by then and the US is closing down (sometimes you might still get some noise from SV, but not often). While staying in Madrid, company activity (coming from the other side of the pond) is at full speed till 12 AM-1AM CET, and sometimes I have to remind our US based colleagues, that it is not fair nor polite to expect immediate answers from the Spanish team out of working hours. We are working hard to ensure a better work-life balance at CARTO, as Sergio explains here.

Meetings:

In a weekly average, I spend 10 hours in internal meetings per week (half of those are recurring 1-1s, management or exec meetings, alignment calls, and another half are impromptu meeting to discuss specific projects), and another 20 hours in external meetings (most of them are sales calls of any sort, and the rest are analysts calls, investors conversations, alliances or partnerships and some kind of vendor assessment meetings).

I am fighting unprepared meetings fiercely, and the same goes for a lot of weekly allocated slots for 1-1s and team meetings. I think they are useful but also potential time drainers, I prefer to be called impromptu to take any specific decision with flexibility, and move on (strategy which I learnt from María Fanjul at Inditex).

This chart from HBR.org helps to determine if a meeting should be held or not.

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Areas to devote time

To date, I oversee the Sales, Marketing, Legal, Finance and Operations side of the business, with around 7 direct reports and 40 team members under that structure, and my time is divided as follows:

screenshot-2016-09-12-23-27-04Most of my time is still devoted to Sales (from management to direct sales meetings) and exec management related matters (roadmap, pricing, alignment decisions) with Finance getting a usually defined allocation of hours to close monthly financial reports, look at key KPIs and take some expenses and investment decisions. With our new key hires in Sales, I expect to devote less time to sales and more efforts to enhance the operational efficiency of the whole company. And feel I also need to focus on more strategic initiatives, which have impact in various departments at once.

 The email sink:

Email is a terrible curse nowadays, and I suffer it badly. While I am trying to improve lately following Arrola`s advice, which states that email is not the problem (and it is probably right!) .

I just looked at some statistics from my emails last month, and here you have are some insights:

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In a slow month, like August, I received 2,877 emails of which 2007 came from external recipients and 870 from internal ones. Considering that emails go dramatically down on weekends, that means I get around 130 emails a day (not considering spam, subscriptions or emails filtered to avoid my inbox, but including internal group emails).

On my side, I sent 1016 emails in the same period to 508 different people (funnily I sent 20 emails to myself, mostly to-do reminders)

I follow the strategy of answering emails (if they do deserve an answer) as soon as I read it, but nevertheless my average response time in August was 1 d and 1 h. And my top 10 email interactions were, of course, with my colleagues: Javier, Sergio, Andy, Ben, Vanessa, Brad and Ashley.

I think that key activities and projects should always have priority over email requests and I am trying to avoid my inbox becoming my to-do list (as it has been for years). While I start feeling less bad about some emails not being answered at all.

Well, coming to a conclusion here, what is all these data telling me?

I probably do too many things, and they are way too different from each other. Again, scaling up a startup is not about doing more things but doing the things that matter right. And learning to say no, many times.

And I definitely need to delegate more, which doesn´t mean to delegate the responsability but give the room to execute on a plan without fear to make mistakes and with means to succeed. At a certain stage, a COO needs to be more a Chief Psychologist and a control freak of time sinks, ensuring that the whole organisation embraces a culture of getting things done, following initial processes and and become fanatic of smart frugality, spending mostly where return is to be expected.

Still way to go.

CartoDB series B, some personal thoughts

What a ride!.

Since I joined CartoDB full-time, almost 2 years ago, months are running around me and I cannot avoid a certain dizziness, mixed with lots of excitement and some doses of panic.

We are overcoming milestones at an absurd pace, over 130.000 users, 1000 paying customers, 50 team members… And now, we enjoy another important moment in our short history, we just announced $23 million of new funding and what is more important, great new partners joining the CartoDB family: Accel Partners and Salesforce Ventures.

During our funding process we always stated that our main goal was to optimize for people, finding an awesome new board member and lead investor which would help and support us in this new phase, and we simply put Ciaran O’Leary from Earlybird, as a role model of how luckily successful we were in our series A last year.

Investors are crucial team members, and you need to find the right fit for the each phase of your startup. In our case, local investors, ready to take risks betting on people, were absolutely great for our starting steps, thank you Arrola and Aquilino!.

In October last year, with Ciaran, we added a smart, supportive, experienced and connected person on board, which is the phone number you call first when you have challenges and shit starts to hit the fan.

And now we felt the same chemistry with Harry Nelis from Accel, he is the kind of person who will remain calm during turbulences, sharing the right piece of advice with perfect timing. I am sure he will be paramount in helping us become a truly global enterprise SaaS player.

It will be hard to decide who will get the difficult calls from now on :).

CartoDB is not just an innovative location intelligence platform. Technology matters, indeed, but we are, moreover, a community. Our hard-working team members, our enthusiastic power users, the groups of journalists, financial services analysts, biodiversity experts, educators, big data scientists…, who use us daily and gather together to share experiences and become better mappers and location data analysts are the reason we built CartoDB in the first place.

I am extremely thankful to all of you, and especially to the families of our team members, to my own patient family ;)!, for their incredible support and understanding.

It is really inspiring to see how each of the members of the community has a unique way of telling the stories that really matter, providing information for better decision making and coming up with innovative ideas on how we can provide a better service.

I experience, proudly envious, how, week over week, each team member is growing and learning how to punch way over his weight, from our CEO, Javier, who gets the hard thing about hard things ;); Sergio, who does magic defining the product every day; Andrew, who equally innovates relentlessly and excites communities worldwide; to Santana, keeping our feet on the ground while delivering dreams with daily production deployments.

Our roadmap is full of new exciting paths to explore, we are eager to bring incredibly talented individuals from all over the globe on board and be closer to where our customers and users are in over 65 countries. The new funding we have secured will help us to achieve all this, to create a better CartoDB.

It is a privilege to be able to live these times, with these top tier partners, incredible team and top-notch technology. I am grateful for the opportunity and of course, frightened about the responsibility. We have a grand vision and now we need to execute and deliver to the expectations.

Scaling up a startup is actually not about doing many more things, but about focusing on the crucial issues and challenges you are facing every day. Doing less but better, and spending wisely, ambitiously but without extravagances.

We are just getting started, we need to prove that we deserve the attention and the resources we got so far and we have a long way and extreme effort ahead of us, before we can call it a day.

But it is also important to celebrate the milestones, enjoy the path and be humble to recognize how big the role is, that luck plays in all this game.

Thank you for your support!.

Stay tuned for more awesomeness coming from the CartoDB team!

P.s.- More info about the announcement can be found here:

http://blog.cartodb.com/announcement-seriesb/

 

 

 

Escalando startups con cabeza

El término “scaling up” se ha puesto muy de moda. Ya no se trata de comenzar negocios, si no de llevarlos rápidamente a una dimensión global, y soñar con llegar ser un unicornio algún día. Ya no hablamos de “growth” si no de “hyper-growth” y pensar en grande resulta, casi, pequeño.

Pero escalar no se trata simplemente de poner a más gente a hacer lo mismo, si no de enfocar los esfuerzos de todos en lo esencial y eso, no es una tarea nada sencilla. Y no hay recetas mágicas para conseguirlo, aunque algunos principios pueden ser transversales.

  1. Ownership

Una característica común a los equipos que navegan este proceso con éxito es que tienen un fuerte sentimiento de propiedad, de sentir como suya la empresa y el proyecto y están preparados para actuar en su mejor interés, en todo momento. Aunque para ello tengan que salirse de los límites de sus propias responsabilidades, porque en este barco estamos todos juntos.

Y además, los miembros de un equipo de alto rendimiento tienen que sentir que tienen una responsabilidad con sus compañeros y con la organización, no puede haber “terroristas empresariales”, que sólo ven los problemas y no aportan ninguna de las soluciones.

  1. Esfuerzo diario

No bastan las proclamas del CEO, o escribir la visión y la misión con palabras grandilocuentes en las paredes, se trata de un esfuerzo continuado a todos los niveles. Cada miembro del equipo debe entender los objetivos, comunicarlos claramente a los nuevos (que serán muchos), respetar la cultura existente, y estar comprometido con la mejora continua. Desde los procesos más básicos, que deberán ser seguidos por todos, hasta los proyectos más complejos y estratégicos.

  1. Equipos efectivos

A medida que crece el número de miembros de la startup, es importante crear un estructura que permita maximizar la eficiencia y productividad de cada individuo. Equipos de más de 6-7 personas son difíciles de gestionar y tienden a perder mucho tiempo en malentendidos y descoordinaciones. También es deseable asignar áreas de responsabilidad claras a esos equipos, con libertad para definir su propio método para llegar a entregables medibles y alineados con el resto.

  1. Huye de la burocracia

Harán falta procesos, pero es importante que sólo se implementen los imprescindibles, para evitar perder agilidad y eficiencia en el camino. No se trata de replicar todas las estructuras y sumideros de tiempo de una empresa grande, y en particular, las reuniones son peligrosísimas. Evita agendar muchas reuniones de equipo, de seguimiento de proyectos, transversales, verticales, oblicuas… Haz que las personas se llamen entre sí, a tiempo real, para resolver dudas y tomar decisiones. Sin darle demasiadas vueltas. Y si te equivocas, pues vuelves a decidir.

  1. Comunica, comunica y comunica.

Más bien, da acceso a información a todo el mundo, a tiempo real, para que puedan tener los datos correctos y actualizados, cuando sean necesarios. Crea canales que permitan a personas de equipos distintos compartir sus experiencias e inquietudes (slack es una bendición para equipos remotos), fomenta la transparencia y que se explique a la organización el esfuerzo diario de cada uno (a través de worklogs o mini-reports, cortos pero efectivos).

  1. No es un juego de niños y no es para todos

Es muy fácil dejarse llevar y evitar tomar decisiones que afecten al despido de miembros del equipo que no estén rindiendo al nivel necesario. Por lo general, es probable que las cosas no mejoren con el tiempo y para mantener el altísimo ritmo de crecimiento y foco es necesario ser rápido en este tipo de decisiones.

Ser pragmático no implica no tener empatía, y ayudar a esos profesionales que han apostado por tu proyecto a pasar el trance del mejor modo posible y a encontrar un destino que les encaje mejor.

  1. Cultura

Es fundamental que todos entiendan para qué se están dejando la piel, cual es la misión y visión global y cómo se traduce al trabajo de cada uno.

Y para ello hay que conocer la historia, qué nos ha llevado hasta aquí, los valores fundamentales de la compañía y las reglas no escritas que definen la cultura y convivencia entre todos. Los empleados más antiguos deben actuar como embajadores de esa cultura, y es importante evitar que la presión de los resultados desdibuje quienes somos y para qué hacemos esto.

Al lío!.

P.s.- Al hilo de este post, aprovecho para compartiros una breve presentación sobre los retos del escalado de CartoDB que mostré al equipo en uno de nuestros retreats.

El balance del año no se mide sólo en KPIs

Hace un año estaba aún convaleciente de la peritonitis que se robó mis Navidades y el apéndice,  pensando cómo empezar mi periplo sabático por Londres o Nueva York después de poner punto y final a un periplo de 11 años con IMASTEON24.

Y si reflexiono sobre todo lo que ha pasado en estos últimos 12 meses, no podría imaginar, entonces, el alucinante viaje en cohete que me iba a echar entre pecho y espalda. Y lo que queda todavía para llegar a la estratosfera, y más allá.

Desde mi incorporación “hands-on” en CartoDB, la velocidad a la que se mueven mis circunstancias se ha disparado y a veces la realidad se me aparece un tanto borrosa, tanto que me acuerdo de unas líneas que escribí hace algunos años:

Desde que no estamos juntos

los meses han aprendido a andar deprisa,

ahora corren a mi alrededor

y me marean,

tendrías que verlos.

Me ha tocado este año boxear de manera consistente muy por encima de mi peso y aprender una tonelada de cosas, cada día. Pero esto es lo que tiene trabajar con un equipo de alto rendimiento, donde no hay huecos para el despiste, la mediocridad o el relajo.

Los retos de escalar, o más bien, intentar escalar una startup tecnológica, creando un proceso de captación y retención de clientes repetible, con una sólida infraestructura tecnológica, los fondos económicos necesarios y el equipo adecuado, se pueden encontrar en muchos posts sobre el tema. A nivel personal, este año he podido comprobar que escalar una startup no es sólo añadir más individuos para hacer las mismas cosas, si no sobre todo:

1. transmitir los comportamientos y creencias que nos han llevado hasta aquí a todos, dando “ownership” y creando una sensación de responsabilidad en cada uno de los miembros del equipo.

2. delegar con éxito y con cabeza, porque el tiempo del equipo gestor es uno de los recursos más escasos.

3. contratar siempre figuras y cracks con hambre, pero sobre todo, ayudarles a tener éxito, con un proceso de on-boarding que permita encontrar orden y aprendizajes en el caos.

4. “Be mission driven” porque una cultura fuerte hará que todo el mundo sea más productivo y tome decisiones por su cuenta que, sin embargo, estén alineadas con los objetivos comunes.

5. Tener un sentido de urgencia continuo, pero con un sentido. La competencia es brutal, y cada vez habrá más “stakeholders” ante los que responder, pero hay que correr rápido hacia algún sitio.

6. Definir objetivos medibles y factibles, y medirlos realmente. Nadie sabe nada, pero sí que es posible aprender de los experimentos fallidos que vas haciendo, iterar y mejorar poco a poco.

7. Comunicación, comunicación, comunicación. Todo el tiempo, para que todo el mundo sepa qué tiene hacer y qué hacen los demás. Y para repetir, las veces que haga falta, hacia donde vamos.

8. Actitud. Si vas a jugar en champions, hay que creérselo, con el estado de ánimo que permita afrontar grandes retos, sin miedo y con ganas.

Después de levantar la ronda de financiación de CartoDB  (el post de Oriol explica el proceso perfectamente aquí y yo he escrito algo sobre el tema aquí) y pasar un intenso verano en Brooklyn con la familia (tendría que escribir más a menudo sobre los sacrificios que tienen que asumir los que rodean a los emprendedores, con una muy diferente aversión al riesgo y en cambio arrastrados en nuestra vorágine de sueños y quimeras imposibles).

Ahora me toca un larguísimo commute bi-semanal NYC-MAD, y cómo me decía hace días otro viajero continuado, “the place I call home is where my family stays“. Y uno de mis deseos para 2015 es que, en breve (ahora que tengo visado americano después de 8 meses de burocracia y papeleos, yay!!) pueda llamar “home” a la big apple de nuevo, y deje de acumular avios viajando en turista, que es muy sufrido ;).

Han pasado muchas cosas en 2014, y aun así queda todo por demostrar, pero no puedo perder la perspectiva y recordarme, aun vez más, que quien define el éxito no son los KPIs del negocio, ¡¡aunque sea SaaS!!, si no hacer sentir bien a la gente que está a tu alrededor.

La misión que mencionaba antes, no puede ser sólo empresarial, si no que tiene que estar necesariamente acompasada con la misión familiar. Entender cuál es el decálogo de las cosas que te hacen estar bien, a tí y sobre todo a los tuyos y cuáles son las cosas que restan enteros a tu bienestar. Y tener muy claro dónde va esa “startup” familiar, garantizando que todos los miembros de tu equipo están motivados y encuentran el camino a su propia realización. Que puede ser muy diferente a la tuya.

Puede que ambos caminos no encajen a veces, y sólo el esfuerzo continuado para recuperar el equilibrio, hará que pueda asegurar que he llegado, al fin, a algún sitio.

Feliz Navidad!

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Levantando una serie A, CartoDB

Decenas de reuniones con principals, partners y comités de inversión, más de 15 versiones del pitch deck, un par de auditorías previas, due diligences legales y financieras, unos cuantos días durmiendo poco entre conference calls con horarios de Silicon Valley, New York, Madrid y Berlin e intensos equilibrios familiares para saltarme las vacaciones (un año más), nos han permitido, después de todo, obtener un resultado de enorme valor, poder escoger los compañeros de este viaje. 

Hoy se ha anunciado la ronda de financiación de CartoDB, y es un honor poder afrontar los retos que vienen con amigos y experimentados profesionales como Ciarán de Earlybird, Aquilino y Javier de Kibo Iñaki de Vitamina K.  “Optimize for people not valuation” es un gran consejo de Kevin Systrom. Se trata, siempre, de las personas, aquellas que comparten tus principios y creen en lo que estás haciendo, para aportar ahí donde tú no llegas. Y la experiencia previa es superimportante, “been there, done that” , llevando startups al otro lado del charco, escalando equipos y procesos y engrasando la maquinaria comercial.

Siempre las personas..., del mismo modo que han sido capitales para conseguir la ronda los consejos y expertise, y todo, de Oriol Juncosa, la continua evolución del equipo de producto en los últimos meses, lanzando el multiusuario, Oddisey.js, la nueva UI, los twitter maps, etc, etc y etc, el equipo comercial que no ha fallado ni un mes sus objetivos de ventas y crecimiento, el equipo de marketing sacándonos en techcrunch, Tech.eu o thenextweb cuándo más hacía falta, el equipo financiero cumpliendo con todos los requisitos en un momento de cambio de procesos y crecimiento, el empujón con la comunidad de developers creando el programa de ambassadors, startups y grants y por supuesto, el liderazgo de Javi y Sergio para que nadie se despistara ni lo más mínimo y siguiéramos innovando en todos los sentidos.

Que con esto de las rondas, el desenfoque suele ser muy habitual y puede destruir tu startup.

Ahora tenemos, después de pasar por estrecheces varias, como todos, los recursos que nos permitirán jugar en la champions league de internet, dar un salto sustancial en nuestro ritmo de expansión internacional y cambiar para siempre el mercado de las aplicaciones geoespaciales. Que tiemble ESRI y Google Maps engine!.

Da vértigo, lo reconozco, pero también es un privilegio enorme y una responsabilidad que asumir muy humildemente, agradecidos porque otros validen lo conseguido hasta ahora y compartan nuestra visión del futuro.

Es importante celebrar los hitos, y haber llevado un proyecto bootstrapped hasta aquí, a puro músculo de esfuerzo, talento y ganas, con una plataforma con más de 600 clientes en más de 50 países y casi 60.000 usuarios, creciendo por encima del 15% cada mes, no es moco de pavo. Yo soy un recién llegado, todo el mérito es de Javi, Sergio y  los enormes cracks que hay detrás del proyecto, IMHO el mejor equipo startupil que hay ahora en España, y gran parte del extranjero ;).

Eso sí, aunque lleguen las felicitaciones y los consabidos “supercongrats” por twitter, esto no es más que otro paso en el camino. Levantar dinero no hace más que generar mayores expectativas, pero no marca ningún punto y aparte.

Ya no hay términos medios, sólo haciendo las cosas extremadamente bien a partir de ahora, administrando los recursos conseguidos con cabeza y equivocándonos lo menos posible, sin tener, en absoluto, todas las claves, conseguiremos nuestros objetivos. Y espero que el de nuestros inversores :).

Así que estad atentos, porque the show certainly goes on. Y lo que es seguro es que los retos del camino nos van a encontrar trabajando.