What is it that you do, exactly?

This is the blunt question I got from a fellow colleague during our last review process, which I have to concede, shocked me at first. But I realize how important it is to understand what the management roles in a ever changing startup do and I have decided to try to answer it for one and all.

The easy answer would be to state, jokingly, that as COO, I do all the things that our CEO doesn´t want to do, right?. but then, I would have to define what it is that the CEO of a scale up tech startup actually does, and that might to prove even more of a challenge. ;).

So, trying to determine where do I spend my time and efforts, I have gone back to the raw data of my weekly activities, as see if that helps somehow.

Working schedule:

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I spend approx. 10 days a month in NYC, leaving Madrid on Monday mornings and coming back on Thursday evenings the week after, so that only one weekend is impacted each month, and hence I do not lose too many marriage points every trip.

Marriage points (as I have explained before here) are like airline fidelity points but they work in the opposite way. The more you travel, the more you lose them, and likewise, if you try to redeem your marriage points, you will find out that it takes an enormous amount of them to get even the smallest treat ;).

In Madrid, I start my day at the office around 8:45 AM, after a much needed coffee, with a 30 minutes daily pause for lunch. I try to go swimming twice a week (45 minutes sessions, but it takes a 1:30 hours pause all in all) and I finish my day at the office at 7:30 PM. I try to get home just in time to kiss the girls goodnight, and after dinner I usually spend 1 extra hour with some meetings/calls with the US or catching up with pending matters.

On weekends, family time is sacred, but once the girls are asleep, I usually spend another hour or so per day in work related items. This puts my weekly working hours between 55-60 hours (just to tone down the myth of the 80-90 hours-a-week workaholic entrepreneurs, here is an interesting article on the matter )

In NYC, I start my day at 8:30 AM and I do work some more hours, considering that I don´t have the craving to go be with my family. Over weekends I can focus more on long term projects and catch up with Javier.

Interestingly, when I stay in New York, after 7 PM EAST, you get to enjoy a moment of wonderful calmness, since Europe is totally asleep by then and the US is closing down (sometimes you might still get some noise from SV, but not often). While staying in Madrid, company activity (coming from the other side of the pond) is at full speed till 12 AM-1AM CET, and sometimes I have to remind our US based colleagues, that it is not fair nor polite to expect immediate answers from the Spanish team out of working hours. We are working hard to ensure a better work-life balance at CARTO, as Sergio explains here.

Meetings:

In a weekly average, I spend 10 hours in internal meetings per week (half of those are recurring 1-1s, management or exec meetings, alignment calls, and another half are impromptu meeting to discuss specific projects), and another 20 hours in external meetings (most of them are sales calls of any sort, and the rest are analysts calls, investors conversations, alliances or partnerships and some kind of vendor assessment meetings).

I am fighting unprepared meetings fiercely, and the same goes for a lot of weekly allocated slots for 1-1s and team meetings. I think they are useful but also potential time drainers, I prefer to be called impromptu to take any specific decision with flexibility, and move on (strategy which I learnt from María Fanjul at Inditex).

This chart from HBR.org helps to determine if a meeting should be held or not.

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Areas to devote time

To date, I oversee the Sales, Marketing, Legal, Finance and Operations side of the business, with around 7 direct reports and 40 team members under that structure, and my time is divided as follows:

screenshot-2016-09-12-23-27-04Most of my time is still devoted to Sales (from management to direct sales meetings) and exec management related matters (roadmap, pricing, alignment decisions) with Finance getting a usually defined allocation of hours to close monthly financial reports, look at key KPIs and take some expenses and investment decisions. With our new key hires in Sales, I expect to devote less time to sales and more efforts to enhance the operational efficiency of the whole company. And feel I also need to focus on more strategic initiatives, which have impact in various departments at once.

 The email sink:

Email is a terrible curse nowadays, and I suffer it badly. While I am trying to improve lately following Arrola`s advice, which states that email is not the problem (and it is probably right!) .

I just looked at some statistics from my emails last month, and here you have are some insights:

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In a slow month, like August, I received 2,877 emails of which 2007 came from external recipients and 870 from internal ones. Considering that emails go dramatically down on weekends, that means I get around 130 emails a day (not considering spam, subscriptions or emails filtered to avoid my inbox, but including internal group emails).

On my side, I sent 1016 emails in the same period to 508 different people (funnily I sent 20 emails to myself, mostly to-do reminders)

I follow the strategy of answering emails (if they do deserve an answer) as soon as I read it, but nevertheless my average response time in August was 1 d and 1 h. And my top 10 email interactions were, of course, with my colleagues: Javier, Sergio, Andy, Ben, Vanessa, Brad and Ashley.

I think that key activities and projects should always have priority over email requests and I am trying to avoid my inbox becoming my to-do list (as it has been for years). While I start feeling less bad about some emails not being answered at all.

Well, coming to a conclusion here, what is all these data telling me?

I probably do too many things, and they are way too different from each other. Again, scaling up a startup is not about doing more things but doing the things that matter right. And learning to say no, many times.

And I definitely need to delegate more, which doesn´t mean to delegate the responsability but give the room to execute on a plan without fear to make mistakes and with means to succeed. At a certain stage, a COO needs to be more a Chief Psychologist and a control freak of time sinks, ensuring that the whole organisation embraces a culture of getting things done, following initial processes and and become fanatic of smart frugality, spending mostly where return is to be expected.

Still way to go.

Mis posts más leidos del 2012 y algunas stats #weareatwar

Es el último día del año y además de hacer balance y plantear una serie interminable de buenos propósitos para 2013,  he pensado devolver un poco de vida virtual al top 5 de artículos más leidos en este blog durante 2012.

A lo largo del año he escrito 23 artículos, lejos de mi objetivo de un post semanal, pero razonable teniendo en cuenta que ha sido un año más que movido en lo profesional y personal. Y el número de visitas a lo largo del año ha sido de 28.542, con una media diaria de 78 visitas al día. La media de visitas día triplica la que tuve en mi primer año de blogger, en 2011.

Estadísticas visitas blog 2012

Mi mejor día fue el 23 de julio de 2012, con 1360 visitas en un sólo día, gracias al post: Pues va a ser que sí que estamos en guerra, #weareatwar , escrito de un tirón en un arrebato pasional para difundir que sí que podemos cambiar las cosas, a pesar de la crisis.

La principal fuente de tráfico fue twitter, y tengo claro que mis posts más leídos son aquellos que consiguieron la redifusión por algunos de los hubs tuiteros patrios como Julio Alonso, Arrola, Javier Santiso, David Bonilla, Juanjo Güemes, Sebas Muriel, Jaime Estevez, María Fanjul, Antonio Fumero, Estratega… En cuanto un número suficiente de gurús se interesó por un artículo, éste superó las mil visitas. Para el año que viene tengo que repartir jamones entre los referentes del ecosistema, o mejorar mi SEO ;).

Objetivos 2013

Este año que empieza espero cumplir mi objetivo original de escribir un artículo por semana, con un crecimiento del 100 % en el número de artículos publicados y llegar a superar las 100.000 visitas en el año. Para ello, seguiré centrando mis posts en temas de emprendimiento, y quizá haga una serie sobre integración de empresas donde vaya reflejando los retos post-compra de una startup por una compañía norteamericana.

Además, intentaré publicar más artículos sobre las charlas y clases que imparto. Compartiendo tanto las presentaciones como las ideas clave.

Top 5 de post más leídos en 2012

1. ¿Cuánto vale tu start-up web en España? con 5172 visitas, mi post con el gráfico básico para valoración de startups ha sido el absoluto ganador del año y sigue generando muchas visitas cada mes, con entusiastas seguidores ;).

2. Pues va a ser que sí que estamos en guerra: #Weareatwar con 1837 visitas, tiene el record diario, y demuestra que los posts en los que se expresa una opinión más personal y emocional tienen mejor respuesta por parte de los lectores.

3. Como vender una startup: Los pasos previos (1-8) con 1058 visitas, fue uno de los primeros posts de mi serie de posts sobre compra-venta de startups y el que mejor aceptación ha tenido. La verdad es que la repercusión de la serie de posts fue más limitada de lo que esperaba, considerando el tiempo dedicado a crear artículos que fueran más allá de los consejos típicos. Igual la republico en 2013 ;).

4. ON24 e IMASTE unen sus fuerzas con 981 visitas, tenía un puesto lógico en el top 5. En el artículo di mi visión personal sobre la noticia oficial de la venta de IMASTE a ON24, haciendo un pequeño recordatorio del camino seguido hasta llegar aquí. La curiosidad de los lectores y la difusión de la noticia en varios medios de comunicación le dió el empujón necesario para alcanzar el top4.

5. Internacionalizando una start-up tecnológica, mi experiencia con 824 visitas ocupa el último lugar este ranking. Aunque es un post un poco largo, de nuevo el proporcionar una visión muy centrada en la experiencia personal, sobre cómo internacionalizar una start-up, sirvió para despertar una respuesta en los lectores.

ranking posts más leidos 2012

 

 

Manifiesto España Emprende

Puedes sumarte al reto y adherirte al Manifiesto España Emprende aquí!

Manifiesto españa emprendeComo emprendedores que hemos establecido nuestros proyectos en España, queremos tomar un papel activo y constructivo dada la situación económica y social actual.

El Manifiesto  España Emprende, es una declaración de confianza en el futuro de España y una propuesta de acción dirigida a toda la sociedad, incluyendo a quienes tendrán la responsabilidad de gobernar el próximo 20N, así como a quienes tengan la tarea de controlar el gobierno desde la oposición.

Estamos convencidos de que España puede y debe recuperar la senda del crecimiento y la creación de empleo. Para lograrlo, necesitamos promover el espíritu emprendedor como motor de nuevos empleos y fuente inagotable de innovación.

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España ha sido y es un país de emprendedores, de individuos con talento, creatividad y capacidad de esfuerzo, que buscan oportunidades ante la adversidad y encuentran modos innovadores de resolver sus problemas y los de los demás, generando riqueza para su empresa y su país.

Los emprendedores somos personas anónimas, que buscamos realizar nuestros propios sueños con la ambición de crear algo valioso para la sociedad.

Creemos y aplicamos a diario la cultura de la responsabilidad, constancia, transparencia, apoyo mutuo, tolerancia al riesgo y aceptación del fracaso como elementos básicos para alcanzar grandes metas.

La posibilidad de fracaso no nos detiene y sabemos pensar a lo grande, para desarrollar nuestros proyectos y hacerlos crecer con una mentalidad abierta y global.

Somos conscientes de que carecemos de valor sin nuestros empleados, clientes, socios e inversores. Creemos en la sociedad civil y en su capacidad para construir su propio destino. Tenemos el compromiso de crear empleo, riqueza y transmitir nuestros valores a las generaciones futuras. Somos un pilar fundamental en el desarrollo de nuestro país y asumimos nuestro papel con responsabilidad.

Somos frágiles y escasos pero valientes y necesarios. No queremos que nos utilicen ni nos dirijan. Sólo pretendemos que nos entiendan, nos apoyen y que no se pongan trabas en nuestro camino.

Nuestros éxitos serán los éxitos de todos, porque crearemos riqueza y devolveremos a la sociedad lo que hemos recibido de ella al ayudarnos en nuestra aventura.

Propuesta de acción

Dada la fragilidad de las empresas en sus primeros años de vida, es necesario crear un entorno que facilite su supervivencia. Hemos identificado tres líneas de actuación que creemos son fundamentales para potenciar la creación de empresas y la dinamización de la economía: (i) fomento y canalización de la inversión, (ii) gestión del talento y (iii) creación de un mercado que favorezca el nacimiento y desarrollo de nuevas empresas.

A. FOMENTO DE LA INVERSIÓN

Buscamos crear las condiciones para que afloren iniciativas emprendedoras de alto potencial. Esto exige desarrollar una industria de inversores de capital riesgo y business angels capaz de apoyar a empresas en sus fases más tempranas. Creemos que los fondos públicos deben orientarse prioritariamente a favorecer el desarrollo de esa industria.

Cómo:

  • Integración de los fondos públicos existentes (tanto nacionales, como una vertebración de los regionales) en una sola Agencia, y fomentar la canalización de estos fondos mediante la gestión por inversores privados especializados que coinviertan con sus propios fondos con remuneración variable (vía carried interest, etc) como parte principal de sus ingresos.

  • Concentración de las ayudas públicas en las fases iniciales de los proyectos y en la atención a las pymes. Las pequeñas empresas están, cualitativamente, mucho más necesitadas de financiación que las grandes corporaciones, con mayores recursos propios, facilidades de acceso al dinero y menor riesgo de que sus decisiones de diversificación fracasen.

  • Estímulo a la inversión en proyectos de nueva creación, a través de la desgravación de rentas para capital invertido en nuevas empresas (menores de 5 años).

  • Regulación de la fiscalidad de los Business Angels, por la que se permita tanto la compensación de las inversiones fallidas con las plusvalías generadas y una exención del pago de plusvalías cuando los beneficios de una venta se reinviertan en menos de 12 meses en otras startups. Igualando la fiscalidad de inversores en StartUps a inversores profesionales.

  • Incentivo de buenas prácticas empresariales e investigadoras, evitando subvenciones discrecionales. Ninguna empresa con filiales o accionistas en paraísos fiscales debería ser elegible para recibir subvenciones públicas.

B. FORMACIÓN Y RETENCIÓN DEL TALENTO

Es fundamental para estimular el espíritu emprendedor en todas las fases educativas, tanto a través de la formación como de la muestra de ejemplos de emprendedores de éxito. Además la atracción del talento en las pequeñas empresas es la base de su capacidad de innovación y crecimiento futuro.

Cómo:

  • Educación

  1. Creatividad y capacidad de aprendizaje. Incluir acciones, en la formación reglada, que ayuden a los alumnos a enfrentarse a las situaciones y resolverlas, a arriesgarse, equivocarse y aprender, a acertar y disfrutar. A entender que el fracaso es un paso previo al éxito.

  2. Generación de la inquietud emprendedora. Proponemos introducir en la educación secundaria asignaturas y actividades que permitan adquirir capacidades en la manera de captar y valorar oportunidades, la evaluación de riesgos, la gestión y la creación de empresas. El estímulo para emprender se suscita también desde el ejemplo de emprendedores de éxito, a los que hay que dotar de visibilidad e imagen pública, resaltando su compromiso social, su carácter innovador, sus valores éticos.

  3. Actividades intra y extra escolares para adopción cultural, que propicien el desarrollo de aptitudes y el acercamiento al lanzamiento de proyectos personales, a través de la creación de proyectos de empresa y de emprendizaje social.

  4. Impulso desde las Universidades: Mejorar el ratio de éxito/fracaso de las startups mediante el fomento de clubs de inversores y mentores ligados a universidades. Proponer e impulsar oportunidades de inversión, incluso convalidando créditos por el desarrollo de proyectos. Animando a que se pongan en práctica y ayudando a su implantación. El emprendizaje no es un arte, es una ciencia. Se aprende y se mejora con la educación.

  5. Actualizar y adaptar la formación universitaria tecnológica a las necesidades del mercado, con fomento de los estudios técnicos entre los estudiantes de secundaria.

  6. Fomento de la mentalidad internacional entre los estudiantes. Proponemos fomentar y valorar con estímulos fiscales a la contratación, haber completado la formación en el extranjero, como base a una preparación y mentalidad internacional de nuestras futuras generaciones.

  • Mercado Laboral

  1. Condiciones laborales especiales para las start-up. Proponemos disminuir los costes que deben soportar en la primera fase, bonificando en todo o en una parte sustancial las aportaciones a la seguridad social de autónomos y contratados. Complementariamente, y en ese período, las empresas no deberían soportar la indemnización por despido, consecuencia de la reducción ocasional de actividad o del cambio en las necesidades de cualificación a que obligue la reorientación de la startup, siempre que se realice ésta en el campo de las tecnologías preferentes.

  2. Incentivos para contratación de personal cualificado, local y extranjero. Extensión y aplicación efectiva de los programas para incentivar la contratación de especialistas/doctores… a otros perfiles clave de aportación de valor, durante las primeras etapas de actividad de la empresa. Además de facilitar la contratación de personas extranjeras con talento y la implantación de proyectos foráneos, simplificando la gestión de visados para emprendedores.

  3. Facilitar la atracción y retención del talento a través de la creación de planes de opciones sobre acciones (stock option plans)

C. DINAMINACIÓN DEL MERCADO

Los emprendedores necesitamos un mercado que nos permita desarrollar nuestras ideas, sin trabas y  compitiendo en igualdad de condiciones con las grandes corporaciones. Buscamos una legislación y ecosistema emprendedor que tenga tolerancia con el “fracaso honrado”, respetando las reglas del juego.

Cómo:

  • Legislación

  1. Legislación de los cobros y pagos relacionados con la Administración Pública y con la empresa privada. No adelantar ningún tipo de impuesto a la Administración si previamente no se han cobrado facturas pendientes de pago por ésta. Hacer cumplir la ley vigente en lo referente a los períodos de pago de las grandes empresas, aplicando penalizaciones efectivas por los retrasos y las situaciones de abuso con los emprendedores. La financiación de las grandes empresas a costa de los pagos a las pymes no debe tolerarse ni legal ni culturalmente.

  2. Eliminación impuesto sociedades en empresas en crecimiento que reinviertan 100% en capital. Medida para sanear el balance de empresas en crecimiento, que apuesten por capitalizar sus beneficios como estímulo para su crecimiento durante los primeros cinco años de vida de la empresa.

  3. Reducción de las obligaciones administrativas en licitaciones y concursos públicos por importes inferiores  a medio millón de euros, que impliquen aplicaciones tecnológicas intensivas en conocimiento. Se deberá simplificar la exigencia de referencias para empresas de reciente creación, dando mayor valor a los currícula de los socios, a la bondad técnica del proyecto o de la oferta, y reducir o eliminar las cantidades a depositar para poder presentarse a dichos concursos.

  • Ecosistema

  1. Apoyo a los emprendedores, mejorando su visibilidad y facilitando la propaganda de sus iniciativas. Acciones en entornos sociales, medios, etc. de reconocimiento y ensalzamiento del emprendedor como generador de riqueza, empleo y desarrollo. Presentación del emprendedor como un dinamizador de la economía de su entorno.

  2. Potenciación de polos de competitividad. Fomentar la generación de cluster y centros de excelencia, en donde se combinen centros de formación profesional y universitaria, departamentos de investigación de empresas relevantes, y programas de captación de inversores, desde los que se dé impulso recíproco a la investigación y al desarrollo, concretando nuevos proyectos empresariales y la formación cualificada en nuevas tecnologías.

Súmate al manifiesto:

Hemos creado un reto en Actuable.es, para alcanzar 100.000 adhesiones al manifiesto. Puedes sumarte al mismo aquí

¿Quienes somos?

Chamberi Valley es una iniciativa creada por un grupo de emprendedores de base tecnológica. Busca ser un punto de encuentro de emprendedores en fase de expansión internacional, que se enfrentan a retos comunes, distintos de la fase inicial de un proyecto.

El manifiesto está abierto a toda la comunidad emprendedora, y a toda la sociedad. Para concienciar de las necesidades y compromisos de los emprendedores de todo tipo y situación. Esperamos que origine un debate profundo, sobre las medidas que pueden ayudar a los emprendedores y estamos abiertos a toda aportación constructiva.